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Ausführlicher Projektsteckbrief Organisationsberatung

Die strukturierte Beschaffung bei einem Stadtwerk

Ausgangs- und Problemsituation:
Unser Kunde, ein größeres Stadtwerk, hatte beschlossen, die bisher bestehende Vollversorgung in den Sparten Strom und Gas durch eine strukturierte Beschaffung abzulösen. Da das Risikomanagement des Kunden auf dem bisherigen Vollversorgungsvertrag ausgelegt war, mussten auch hier Anpassungen erfolgen. Zudem mangelte es bei der bestehenden Vertriebsplanung an Kundensegmentierung.

Ziele und Aufgabenstellung:
Projektziel war die Ablösung der Vollversorgung in den Sparten Strom und Gas durch eine strukturierte Beschaffung, die Festlegung einer neuen Risikostrategie sowie darauf aufbauend die Entwicklung einer neuen Beschaffungsstrategie.

Im Verlauf des Projekts haben sich außerdem zwei Punkte herauskristallisiert. Zum einen bestand bezüglich der Realisierung der verabschiedeten Strategie bei der IT in den Punkten Prozessautomatisierung und Verarbeitung eintreffender Kundendaten Verbesserungsbedarf. Zum anderen musste die bestehende Vertriebsstrategie auf die geplante und veränderte Vorgehensweise für die Zukunft angepasst werden.

Nutzen und Ergebnis für den Kunden:
Die erfolgreiche Implementierung der strukturierten Beschaffung reduzierte innerhalb von sechs Monaten die Beschaffungskosten bei unserem Kunden in erheblichem Maße. Ebenfalls konnten erste Akquisitionserfolge bei größeren Gewerbekunden durch neu eingeführte Vertriebsprodukte verzeichnet werden.

Wesentliches Element der Strategie war eine Verknüpfung aus Back to Back-Beschaffung und Tranchenbeschaffung. Die Ausführung des Tranchenmodells erfolgte in dieser Strategie im Wesentlichen über Standardhandelsprodukte (OTC und EEX).

Vorgehensweise:
Zunächst erfolgte im Projekt eine ausführliche Analyse des Risikomanagements im Unternehmen. Für die Analyse werteten wir vorhandene Unterlagen aus und führten Gespräche vor Ort durch. Im Rahmen mehrerer Workshops wurde mit dem verantwortlichen Bereichsleiter und der Geschäftsführung die grundsätzliche Risikoeinstellung des Unternehmens konkret erarbeitet. Dabei wurden verschiedene Szenarien für die einzelnen Risikokategorien erstellt anhand derer die Risikoobergrenzen in Form von Kennzahlen festgelegt werden konnten.

Nach diesem Analyseblock und der Festlegung der Risikostrategie wurde auf dieser Basis ein erster Entwurf der Beschaffungsstrategie aufgestellt.

Nun musste der Vertrieb eine genauere Zuordnung seiner Kunden vornehmen. Es wurde festgelegt, welchen Kunden in Zukunft individuelle Produkte angeboten werden und welche Kunden über Standardprodukte beliefert werden. Im nächsten Schritt konnte mit der Konkretisierung der Beschaffungsstrategie begonnen werden. Für den Strombereich bedeutete dieses konkret, dass alle Haushalts- und Gewerbekunden mit Standardprodukten, deren Beschaffung im Rahmen eines Tranchenmodells erfolgt, beliefert werden.

Während der Erarbeitung kam der Vertrieb zu einem Lösungsansatz, wie mit individuellen Produkten die Kundengewinnung und Kundenbindung verstärkt werden könnte. Dadurch angetrieben legte der Vertrieb einen Vorschlag zu einer neuen Vertriebsstrategie vor. Die Veränderung im Vertrieb hatte Auswirkungen auf die Beschaffung. Mit der neuen Vertriebsstrategie ging eine Zunahme des Beschaffungsrisikos einher. Dieses Risiko wurde allerdings durch die zu erwartenden Gewinne deutlich übertroffen. In Folge der neuen Vertriebsstrategie musste somit die Beschaffung ihre Strategie anpassen.

Diese Strategieänderungen hatten auch Auswirkungen auf die IT-Systeme, so dass mit der IT-Abteilung gemeinsam die Anforderungen an das neue System erarbeitet wurden. Die Umsetzung der Anforderungen wurde anschließend von uns begleitet.

Die Veränderungen – strategisch, prozessual und systemseitig – erforderten bei den Mitarbeitern eine unterstützende Begleitung. Neben der intensiven Kommunikation der Veränderungen wurden u. a. Schulungen durchgeführt. In diesen wurden die grundlegenden Vorgehensweisen vermittelt und die Bedienung der neuen Software in mehreren Schulungen vermittelt. Die Vorgehensweisen wurden dann entsprechend in die Prozesse überführt.

Eingesetzte Tools/Methoden:
Neben dem Projektmanagement, wurden zur Lösungsfindung im Laufe des Projekts Workshops durchgeführt, standardisierte Analysebögen verwendet und Szenarien ausgearbeitet. Des Weiteren haben wir die SWOT-Methode genutzt und Change-Management-Methoden eingesetzt.

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