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Ausführlicher Projektsteckbrief Prozessberatung

Optimierung der Geschäftsprozesse im Asset Service

Ausgangs- und Problemsituation:
Im Zuge der verschärften Anforderungen aus dem EnWG 2011 stand ein Verteilnetzbetreiber vor der Frage, ob seine Prozesse und die damit verbundene Organisationsstruktur diesen Bedingungen und Veränderungen gewachsen sind.

Ziele und Aufgabenstellung:
Um den Anforderungen aus dem EnWG 2011 gerecht zu werden, galt es Antworten auf die folgenden Kernfragen unseres Kunden zu finden:

  • Wo und wie soll der Verteilnetzbetreiber das Netzmanagement und den Netzservice zukünftig aufstellen und organisieren?
  • Wo existieren aktuell organisatorische sowie prozessuale Schwachstellen und welche Verbesserungsmaßnahmen sind einzuleiten?

Nutzen und Ergebnis für den Kunden:
Der gesamte Prozess vom Angebot über die Planung, Steuerung und Durchführung bis zur Abrechnung und zum Controlling wurden optimiert. Die Arbeitsvorbereitung und
-durchführung wurden vereinfacht und Fehlerquellen bei der Übergabe zwischen den verschiedenen Aufgabenbereichen reduziert. Durch die Einführung einer einheitlichen Software ist nun eine Projektverfolgung in Echtzeit möglich; weiterhin sind auch die Kosten der Maßnahmen jederzeit transparent. Um den Ressourceneinsatz zu verbessern, haben wir die strategische Einsatzplanung und dadurch den Anteil der planbaren Arbeitsvolumina ausgeweitet und so gezielt Leerlaufphasen reduziert.

Die Tätigkeiten wurden in Haupt- und Nebenprozesse gebündelt, so dass diese nun standardisiert ausgewertet werden können. Als Ergebnis liegt ein detaillierter Wirtschaftsplan bis auf Objekt- und Arbeitsauftragsebene vor, der für Soll-Ist-Vergleiche herangezogen wird. Adäquate Kennzahlen sorgen nun für Ergebnistransparenz, so dass das operative Risiko minimiert werden konnte. Darüber hinaus dienen die Kennzahlen als Basis für kontinuierliche Effizienzsteigerungen. Unverzichtbarer Bestandteil des Projektes stellte auch die Validierung dar.

Vorgehensweise:
In der Vorbereitungsphase des Projekts haben wir zusammen mit dem Kunden die Vielzahl von Einflussfaktoren und Rahmenbedingungen für verschiedene Szenarien ermittelt, analysiert, bewertet und priorisiert. Daraus wurden Handlungsempfehlungen für die einzelnen Szenarien abgeleitet und auf einem Zeitstrahl dargestellt, so dass die nächsten Handlungsschritte transparent und vergleichbar wurden. Als Erfolgsfaktoren im Bereich Asset Service galten primär die Effizienz der Instandhaltungs- und Investitionsmaßnahmen sowie eine kosteneffiziente Leistungserbringung. Daraus ließ sich ableiten, dass Prozesse optimiert und das operative Risiko minimiert werden müssen, aber auch gleichzeitig für ausreichendes Personal gesorgt werden muss.

In der Analysephase wurden die Ist-Prozesse zunächst detailliert erfasst und dokumentiert. Schwachstellen wurden analysiert und Verbesserungspotenziale identifiziert. So kamen Probleme ans Tageslicht hinsichtlich Intransparenz, Kostensteuerung und Planbarkeit von Personaleinsatz und -auslastung. Es fehlten belastbare Kennzahlen zur Steuerung des Netzservice. Inkonsistente Daten ergaben sich durch den Betrieb verschiedener, nicht verbundener IT-Systeme und nicht zukunftssichere Individuallösungen wurden als weitere Problemfelder identifiziert.

Folgend entwickelten und stimmten wir mit dem Kunden Soll-Prozesse in der Konzeptionsphase ab.

Des Weiteren wurden personelle Überlegungen angestellt, um die angemessene Anzahl von Mitarbeitern mit der passenden Qualifikation zum Ideal-Zeitpunkt am richtigen Ort einzusetzen. Um eine Bewertbarkeit von Steuerung und Überwachung zu gewährleisten wurden Kennzahlen und Reports definiert. In diesem Schritt wurden auch Anforderungen an Software definiert und Gespräche mit Softwareherstellern geführt.

Abschließend wurden in der Realisierungsphase die definierten Soll-Prozesse umgesetzt. Wir haben Mitarbeiter u. a. über Workshops, Schulungen und Organisationsanweisungen intensiv eingebunden. Ebenfalls wurde in dieser Phase ein IT-Projekt initiiert und umgesetzt, das in technischer Hinsicht die Optimierung der Prozesse unterstützt. Die Qualität der Umsetzung wurde durch strukturiertes Vorgehen (Fachkonzepte, Testkonzept, Umsetzung, Test und Schulungen, Funktionale Dokumentation), stringentes Projektcontrolling im Rahmen der Produktivsetzung (um eine kontinuierliche Verbesserung zu ermöglichen) sowie der regelmäßigen Auswertung des Reports sichergestellt.

Flankierend zu den genannten Phasen wurde die Validierungsphase durchgeführt, diese Phase stellt sicher, dass die zu Beginn gemeinsam festgelegten Projektziele durch den gesamten Prozess hindurch stringent verfolgt werden.

Eingesetzte Tools/Methoden:
Das Projektmanagement orientierte sich am beschriebenen „4+1“-Phasenmodell. In den verschiedenen Phasen kamen bei Bedarf standardisierte Fragebögen zum Einsatz und wir führten Workshops mit den Mitarbeitern durch, um Szenarien und Handlungsempfehlungen auszuarbeiten.

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